Промпт для руководителя закупок по снижению затрат

Полный пример работы: План руководителя закупок по экономии

ВХОДНЫЕ ДАННЫЕ (придуманный реалистичный запрос)

От: Руководитель закупок, производство фармацевтических субстанций
Дата: ноябрь 2024

Базовые метрики за последние 3 периода

Главный узкий момент

Проблема: Сырьё подорожало на 9.5% за 2 месяца. Это 28.5M → 31.2M, прирост +2.7M в месяц.
Причины по словам поставщиков: глобальный дефицит, повышение ставок транспорта, инфляция.
Цена для бизнеса: При объемах 20K единиц/месяц прирост стоимости съедает 5-7% маржи на продукции.

Ресурсы команды

• Я (руководитель): 80% на планирование + переговоры, 20% на оперативное
• Специалист закупок (1 чел): 100% закупка сырья + логистика
• Помощник закупок (1 чел): координация поставок, документооборот
• Загрузка команды: критическая, есть задолженность по анализу контрактов

Целевой результат

Горизонт: 90 дней
Целевое снижение: стоимость закупки на единицу с 2.31 → 2.15 (-7%, экономия ~3.2M за квартал)

Ограничения: - Бюджет на инициативы: ~150K (зарплаты, командировки, ПО) - Не можем менять поставщиков сырья резко (квалификация, сертификация) - Контрольная закупка со склада 3-4 недели, из Китая — 6-8 недель - Регламент: все контракты согласовывают с юристом (5-7 дней)

✓ ДАННЫХ ДОСТАТОЧНО — ПЕРЕХОДИМ К РЕШЕНИЮ

РАЗВЁРНУТЫЙ ОТВЕТ

1. ДИАГНОСТИКА ПРИЧИН ОТКЛОНЕНИЙ В МЕТРИКАХ

1.1 Корневой анализ роста затрат

1.2 Критические выводы

1. Неуправляемая часть (глобальный тренд): ~1.6M из 2.7M — это рыночный рост, его нужно либо принять, либо найти альтернативные источники.

2. Управляемая часть: ~1.1M (40% прироста) — это внутренние дефициты:

3. Плохое планирование → срочные закупки (0.3M)
4. Низкое качество в процессе → переработки (0.2M)
5. Слабая портфельная стратегия → зависимость от 3 поставщиков (0.1M)

6. Давление на платежи → потеря гибкости (0.4M)

7. Узкое место в команде: 1 специалист на 24 поставщика при 15% срочных закупок — не справляется с прогнозированием.

2. ПОРТФЕЛЬ ИНИЦИАТИВ: БЫСТРЫЕ ЭФФЕКТЫ И СИСТЕМНЫЕ ШАГИ

БЛОК А: БЫСТРЫЕ ЭФФЕКТЫ (4-6 недель, экономия ~600K)

Инициатива A1: Ликвидация срочных закупок через переговоры по плану

Owner: Руководитель закупок
Срок: 3 недели
Действие: - Провести индивидуальные переговоры с топ-5 поставщиками (80% объема) по схеме: "Если вы дадите нам прогноз на 8-12 недель, мы гарантируем 80% от прогноза и платим на 10 дней раньше" - Результат: сократить срочные закупки с 15% до 8% (в среднем они дороже на 15%, срочных было 0.15M в месяц, целевой 0.08M = экономия 0.07M/месяц × 3 месяца = ~210K за квартал) - Проверка: отслеживать % срочных закупок в еженедельном отчете

Ожидаемый результат: -210K затрат

Инициатива A2: Снижение брака через выборочный контроль качества при приемке

Owner: Помощник закупок + специалист закупок
Срок: 2 недели (подготовка), эффект с недели 3
Действие: - Ввести 100% входной контроль для топ-3 поставщиков, у которых брак выше 2.5% (это 2 из них) - Результат: обычно контроль снижает брак на 40-60%. Если брак упадет с 2.8% до 1.8%, экономия = 1% × 31.2M = ~310K/месяц (но реально за квартал с нарастанием эффекта ~450K) - Проверка: процент брака по поставщикам в еженедельном отчете; стоимость контроля ~5-8K/месяц (переработка и тестирование)

Ожидаемый результат: -450K затрат (нетто -442K после затрат на контроль)

Инициатива A3: Переговоры по условиям платежа с топ-3 поставщиками

Owner: Руководитель закупок
Срок: 2 недели
Действие: - Предложить топ-3 поставщикам (56% объема) вернуться к 45 дням отсрочки с условием: долгосрочный контракт на 12 месяцев с минимальным объемом 80% от прогноза - Механика: ускорение платежей с 41 до 45 дней освобождает оборотные средства, которые сейчас "морозятся" в авансах - Результат: улучшение cash flow на ~0.4-0.5M (это не прямая экономия, но снижает "скрытую стоимость" ускоренных платежей) - Проверка: средний срок оплаты в отчете; оценить, насколько авансы снизят необходимость краткосрочных кредитов

Ожидаемый результат: -100K условных затрат (в основном cash flow, но косвенно снижает стресс на цены)

БЛОК Б: СИСТЕМНЫЕ ШАГИ (8-12 недель, экономия ~1.5-2M)

Инициатива B1: Диверсификация портфеля поставщиков — поиск альтернативных источников

Owner: Специалист закупок + помощник
Срок: Старт неделя 2, результаты неделя 8-10
Действие: - Провести RFQ (запрос коммерческого предложения) у 3-5 новых потенциальных поставщиков по топ-3 позициям сырья (это 60% объема) - Критерии отбора: цена ≤ текущей на 5-8%, сертификация (GMP или эквивалент), lead time ≤ 6 недель - Процесс: неделя 2-3 RFQ, неделя 4-6 техническая квалификация (тесты, образцы), неделя 7-8 пилотные закупки (5-10% объема), неделя 9-10 включение в регулярный план - Результат: если найдем 2 поставщика дешевле на 6%, это даст экономию на 60% объема = 0.06 × 31.2M × 0.6 = ~1.1M/месяц × 3 месяца = 3.3M за квартал (но реально к концу квартала, так что за 1.5 месяца = ~1.65M) - Проверка: количество квалифицированных новых поставщиков; объем закупок у них; цена за единицу vs текущей

Ожидаемый результат: -1.65M затрат (за 3 месяца с учетом нарастания)

Инициатива B2: Оптимизация логистики и упаковки

Owner: Руководитель закупок + специалист
Срок: Старт неделя 1, результаты неделя 6-8
Действие: - Логистика: провести анализ маршрутов и консолидации. Сейчас логистика 8.9M/месяц. Стандартная оптимизация (консолидация, изменение маршрутов, пересмотр контрактов перевозчиков) дает 8-12% экономии. - Целевой результат: 8.9M × 0.10 = ~0.9M/месяц × 3 = 2.7M за квартал - Действие: пригласить логиста-консультанта (40-60K) или провести самостоятельный анализ (2 недели работы специалиста)

• Упаковка: сейчас 5.6M/месяц. Провести переговоры с поставщиком упаковки о скидке за увеличение объема (если контракт скоро на пересмотр) или поиск альтернативы.
• Целевой результат: 5-7% экономии = ~0.35M/месяц × 3 = 1.05M за квартал

• Действие: RFQ у 2-3 новых поставщиков упаковки, параллельно переговоры с текущим

• Комбинированный результат: 2.7M + 1.05M = ~3.75M за квартал

• Проверка: стоимость логистики и упаковки на единицу продукции в еженедельном отчете

Ожидаемый результат: -3.75M затрат

⚠️ Уточнение: Логистика требует привлечения консультанта или выделения 2-3 недель работы специалиста. Рекомендую нанять консультанта на 2-3 недели (~50K), это окупится в первый месяц.

Инициатива B3: Внедрение системы прогнозирования спроса и планирования закупок

Owner: Руководитель закупок + ИТ-поддержка
Срок: Старт неделя 1, внедрение неделя 4-6, стабильный результат неделя 8+
Действие: - Провести анализ: как сейчас прогнозируется спрос? Есть ли система или "на глазок"? - Внедрить простую систему планирования (Excel + автоматизация или бесплатный инструмент типа Demand Planner): - Прогноз спроса на 12 недель (на основе истории продаж и плана производства) - Расчет оптимального размера заказа (EOQ) для каждого поставщика - Интеграция с календарем поставок поставщиков - Результат: - Сокращение срочных закупок (уже учтено в A1, но этот шаг это стабилизирует) - Оптимизация размеров заказов → снижение хранения и страховки (обычно 2-3% от стоимости сырья) - Результат: 0.03 × 31.2M = ~0.9M/месяц × 3 = 2.7M за квартал - Проверка: средний размер заказа, время цикла "от заказа до поступления", процент срочных закупок

Ожидаемый результат: -2.7M затрат (но 1.1M пересекается с A1, чистый добавочный эффект ~1.6M)

БЛОК В: ДОЛГОСРОЧНЫЕ СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ШАГИ (12+ недель, экономия переносится на следующие периоды)

Инициатива B4: Пересмотр спецификаций сырья и поиск дешевых аналогов

Owner: Руководитель закупок + R&D
Срок: Старт неделя 3, результаты неделя 12-16
Действие: - Провести совместно с R&D анализ: какие компоненты сырья можно заменить на более дешевые без потери качества продукции? - Пример: если сейчас используется сырье Grade A, а Grade B даст 95% того же эффекта, можно сэкономить 10-15% - Результат: зависит от результатов анализа, но обычно дает 3-8% экономии на сырье = 0.05 × 31.2M = ~1.5M/месяц - Проверка: количество одобренных спецификаций, тесты стабильности и эффективности

Ожидаемый результат: -1.5M+/месяц (долгосрочно, требует согласования с регуляторами)

3. KPI-ДЕРЕВО С ВЕДУЩИМИ И ЗАПАЗДЫВАЮЩИМИ МЕТРИКАМИ

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ: Снизить стоимость закупки на единицу с 2.31 → 2.15 (-7%)
│ Экономия: ~3.2M за 90 дней
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                ┌─────────────┼─────────────┐
                │             │             │
        ┌───────▼────────┐ ┌──▼──────────┐ ┌──▼──────────┐
        │ СЫРЬЕ (-4.5%)  │ │ЛОГИСТИКА(-3%)│ │УПАКОВКА(-2%)│
        │  28.5M→27.3M   │ │  8.9M→8.6M   │ │  5.6M→5.5M  │
        └────────┬────────┘ └──────┬───────┘ └──────┬──────┘
                 │                 │                 │
        ┌────────┴──────────┬──────┴───┐      ┌──────┴──────┐
        │                   │          │      │             │
    ┌───▼───┐  ┌──────▼──┐ ┌─▼──┐  ┌─▼──┐ ┌─▼──┐ ┌──────▼──┐
    │Новые  │  │Качество│ │РFQ │  │EOQ │ │RFQ │ │Переговор│
    │постав │  │контроль│ │    │  │оптим│ │    │ │с текущим│
    │щики   │  │брак    │ │    │  │    │ │    │ │поставщ. │
    └─┬─────┘  └────┬───┘ └────┘  └────┘ └────┘ └─────────┘
      │             │
      │         ┌───┴──────────┐
      │         │              │
    ВЕДУЩИЕ МЕТРИКИ (еженедельно):

    1. % срочных закупок (текущ: 15% → цель: 8%)
    2. Брак/возврат, % (текущ: 2.8% → цель: 1.8%)
    3. Кол-во квалифицированных альтернативных поставщиков (текущ: 0 → цель: 2-3)
    4. % объема у топ-3 поставщиков (текущ: 56% → цель: 45%)
    5. Средний срок оплаты, дни (текущ: 41 → цель: 45)
    6. Стоимость логистики на единицу продукции (текущ: 0.425 → цель: 0.385)
    7. Средний размер заказа (текущ: ? → цель: +15% vs текущего)

    ─────────────────────────────────────────────────────────

    ЗАПАЗДЫВАЮЩИЕ МЕТРИКИ (ежемесячно):

    1. Стоимость закупки на единицу продукции (текущ: 2.31 → цель: 2.15)
    2. Общие закупочные расходы (текущ: 48.8M → цель: 45.6M)
    3. Стоимость сырья (текущ: 31.2M → цель: 29.9M)
    4. Стоимость логистики (текущ: 8.9M → цель: 8.6M)
    5. Стоимость упаковки (текущ: 5.6M → цель: 5.5M)
    6. Процент брака (текущ: 2.8% → цель: 1.8%)

4. ПЛАН ВНЕДРЕНИЯ И ОПЕРАЦИОННЫЙ РИТМ КОНТРОЛЯ

4.1 ВРЕМЕННАЯ ШКАЛА (90 дней)

НЕДЕЛЯ 1-2: БЫСТРЫЕ СТАРТЫ (параллельно)
├─ Пн: Переговоры с топ-5 поставщиками по плану + авансам (A1, A3)
├─ Вт-Ср: Подготовка RFQ для новых поставщиков (B1)
├─ Ср: Запуск входного контроля качества (A2)
├─ Чт: Анализ логистики и запуск RFQ у перевозчиков (B2)
├─ Пт: Анализ упаковки и запуск RFQ (B2)
└─ Пн (неделя 2): Запуск системы прогнозирования (B3)

НЕДЕЛЯ 3-4: ТЕХНИЧЕСКАЯ КВАЛИФИКАЦИЯ
├─ Получение КП от новых поставщиков (B1)
├─ Технические тесты образцов (B1)
├─ Анализ логистических предложений (B2)
├─ Контроль качества: первые результаты (A2)
└─ Прогнозирование: пилот (B3)

НЕДЕЛЯ 5-6: ПИЛОТЫ И ИНТЕГРАЦИЯ
├─ Первые 5-10% заказов у новых поставщиков (B1)
├─ Согласование условий платежа с топ-3 (A3)
├─ Внедрение новых логистических маршрутов (B2)
├─ Подписание контрактов с поставщиками упаковки (B2)
└─ Стабилизация системы прогнозирования (B3)

НЕДЕЛЯ 7-10: МАСШТАБИРОВАНИЕ
├─ Увеличение объема у новых поставщиков до 30-40% (B1)
├─ Мониторинг качества (A2, B1)
├─ Полный переход на новую логистику (B2)
├─ Начало работы с R&D на спецификациях (B4)
└─ Оптимизация размеров заказов (B3)

НЕДЕЛЯ 11-13: ФИНАЛИЗАЦИЯ И СТАБИЛИЗАЦИЯ
├─ Достижение целевых объемов у новых поставщиков (B1)
├─ Полная интеграция контроля качества (A2)
├─ Финальная оптимизация логистики (B2)
├─ Закрытие контрактов на 12 месяцев (A1, A3)
└─ Подготовка к следующему циклу оптимизации (B4)

4.2 ОПЕРАЦИОННЫЙ РИТМ КОНТРОЛЯ

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ ОТЧЕТ (по пятницам, 30 минут)

Отвечает: Специалист закупок
Участники: Руководитель закупок, помощник
Формат: Таблица Excel + устное обсуждение 10 минут

Решения на неделю: - Если 🔴 → какой owner, что делать, когда результат - Если 🟡 → что нужно чтобы стало 🟢 - Если 🟢 → зафиксировать достижение, перейти к следующей инициативе

ЕЖЕМЕСЯЧНЫЙ ОТЧЕТ (1-е число месяца, 1 час)

Отвечает: Руководитель закупок
Участники: Руководитель закупок, CFO, начальник производства
Формат: Слайд-дек (4-5 слайдов)

Слайд 1: Итоги месяца

Закупочные расходы:        48.8M → 47.5M (-1.3M, -2.7% vs целевого -3%)
  - Сырье:                31.2M → 30.8M (-0.4M)
  - Логистика:            8.9M → 8.8M (-0.1M)
  - Упаковка:             5.6M → 5.5M (-0.1M)

Стоимость на единицу:     2.31 → 2.27 (-0.04, -1.7% за месяц, -5% за 3 месяца к цели)

Срочные закупки:          15% → 13% (-2 п.п.)
Брак:                     2.8% → 2.5% (-0.3 п.п.)
Топ-3 поставщики:        56% → 54% (-2 п.п.)

Слайд 2: Прогресс инициатив (Gantt)

A1 (Срочные закупки)      ████░░░░  60% выполнения, -210K на плане
A2 (Контроль качества)    ███░░░░░  45% выполнения, -442K на плане
A3 (Условия платежа)      ████████░ 80% выполнения, +100K на плане (cash flow)
B1 (Новые поставщики)     ██░░░░░░  20% выполнения, -1.65M на плане
B2 (Логистика)            ███░░░░░  40% выполнения, -3.75M на плане
B3 (Прогнозирование)      ██░░░░░░  15% выполнения, -1.6M на плане

Слайд 3: Риски и действия

Риск 1: Новые поставщики медленнее квалифицируются (8 недель вместо 6)
  → Действие: Нанять технолога на 2 недели (30K), ускорить тесты

Риск 2: Логистическая оптимизация требует консультанта
  → Действие: Бюджет +50K, ROI в первый месяц

Риск 3: R&D не готова к работе над спецификациями
  → Действие: Встреча на неделе 4, согласование timeline

Слайд 4: Финансовый итог (нарастающий)

Плановая экономия за 90 дней: 3.2M
Достигнута за 30 дней:        0.6M (18.8%)
Прогноз на 90 дней:           3.1M (на плане)

4.3 СТРУКТУРА КОМАНДЫ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАДАЧ

Вывод: Команда перегружена, но 90-дневный спринт возможен. Рекомендую нанять консультанта на логистику (это освободит 15-20 часов специалиста в неделю, которые нужны на RFQ).

5. КРИТЕРИИ ОСТАНОВКИ НЕЭФФЕКТИВНЫХ ДЕЙСТВИЙ

5.1 Когда ОСТАНОВИТЬ инициативу

Инициатива A1: Переговоры по срочным закупкам

Критерий остановки: - Если после 3 недель переговоров более 2 крупных поставщиков отказали и не готовы к схеме "долгосрочный контракт + планирование" - Действие: Не останавливать A1, но переключиться на B1 (найти новых поставщиков, которые более гибкие)

Инициатива A2: Контроль качества

Критерий остановки: - Если затраты на контроль превышают 15% от экономии на брака (т.е. если контроль стоит >50K/месяц, а брак падает на <200K/месяц) - Действие: Сократить контроль до 20% выборочной проверки вместо 100%

Инициатива B1: Новые поставщики

Критерий остановки: - Если после 8 недель квалификации не нашли ни одного поставщика с ценой ≤ текущей на 5% и качеством ≥ текущего - Действие: Остановить B1, сконцентрироваться на A1 (переговоры с текущими), B2 (логистика), B3 (прогнозирование) - Альтернатива: Пересмотреть критерии (может, цена -3% при качестве выше текущего тоже приемлема)

Инициатива B2: Логистика

Критерий остановки: - Если анализ логистики показывает, что экономия <5% (т.е. <0.5M за квартал) при затратах консультанта >50K - Действие: Не нанимать консультанта, провести самостоятельный анализ за 2 недели (специалист)

Инициатива B3: Прогнозирование

Критерий остановки: - Если после 4 недель внедрения система прогнозирования не снизила % срочных закупок на ≥2 п.п. (с 15% до 13%) - Действие: Упростить систему (может, проблема в сложности) или вернуться к ручному планированию с еженедельными планерками

5.2 Когда МАСШТАБИРОВАТЬ инициативу

5.3 Метрики, которые НЕ должны падать (красные линии)

🚫 Качество продукции (выход годной продукции) не должна упасть ниже 97%
   → Если падает, остановить все инициативы на качество (A2, B1)

🚫 Время доставки от поставщика не должно увеличиться >10%
   → Если растет, переговорить с поставщиками или вернуться к текущим

🚫 Финансовая стабильность (cash flow) не должна ухудшиться
   → Если авансы поставщикам растут >20%, остановить A3 (условия платежа)

🚫 Репутация компании у поставщиков не должна упасть
   → Если поставщики начинают жаловаться, снизить давление на цену

ИТОГОВАЯ СВОДКА И РЕКОМЕНДАЦИИ

Суммарная экономия по инициативам

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ НА НЕДЕЛЮ 1 (ДО ПЯТНИЦЫ)

Пн (9:00): Встреча с топ-5 поставщиками (переговоры A1, A3) - Предложение: "Долгосрочный контракт 12 месяцев + прогноз на 8-12 недель = вы платим на 10 дней раньше" - Результат: письмо с согласием или условиями

Пн (14:00): Запуск RFQ для новых поставщиков (B1) - Отправить RFQ 5 потенциальным поставщикам - Критерии: цена ≤ текущей на 5%, GMP, lead time ≤ 6 недель

Вт (10:00): Подготовка входного контроля (A2) - Согласовать с производством процесс контроля - Назначить ответственного (помощник закупок) - Закупить необходимые материалы для тестирования (если нужно)

Вт (15:00): Запуск анализа логистики (B2) - Решить: нанимать консультанта или делать самостоятельно - Если самостоятельно: специалист начинает анализ маршрутов и консолидации - Если консультант: выбрать, согласовать стоимость (40-60K)

Чт (10:00): Запуск RFQ для упаковки (B2) - Отправить RFQ 2-3 поставщикам - Критерии: цена ≤ текущей на 5%, качество ≥ текущего

Пт (14:00): Еженедельный синхро (30 мин) - Обсудить результаты переговоров (A1, A3) - Проверить, что RFQ отправлены (B1, B2) - Определить next steps на неделю 2

БЮДЖЕТ НА 90 ДНЕЙ

Экономия: 3.2-3.5M
ROI: 3.2M / 0.15M = 21x (окупается в неделю)

ЧТО ДАЛЬШЕ (после 90 дней)

1. Неделя 13: Зафиксировать достигнутые результаты в контрактах с поставщиками
2. Месяц 4: Запустить инициативу B4 (спецификации) совместно с R&D
3. Месяц 4-6: Искать следующие 5-10% экономии через:
4. Пересмотр спецификаций сырья
5. Оптимизацию хранения (складская логистика)
6. Рефинансирование задолженности перед поставщиками
7. Ежемесячно: Поддерживать достигнутый уровень через операционный ритм контроля

ФИНАЛЬНЫЙ ЧЕК-ЛИСТ ДЛЯ ВАС

Перед тем как начинать, убедитесь:

• [ ] CFO согласен с целевой экономией 3.2-3.5M
• [ ] R&D готова к работе над спецификациями (неделя 3+)
• [ ] Начальник производства знает о входном контроле (A2) и согласен
• [ ] Нанята (или забронирована) логистическая консультация
• [ ] Специалист закупок готов к интенсивной работе (25-30 ч/неделю)
• [ ] Выделены ресурсы на командировки и инструменты
• [ ] Установлена еженедельная планерка по пятницам
• [ ] Определен формат ежемесячного отчета для CFO

Если у вас есть вопросы или нужны уточнения по каким-то инициативам, я готов детализировать.