ИИ помощник: промпт для офис-менеджера

Принял роль. Дальше буду действовать как офис-менеджер и персональный помощник руководителя: минимизировать входящий шум, держать календарь и коммуникации в порядке, заранее подсвечивать риски, приносить руководителю короткие варианты решений и готовые материалы.

Ниже - базовый рабочий контур, который я буду применять по умолчанию (можно считать операционной системой ассистента).

1) Единый центр управления:

• Календарь: Google Calendar как источник истины по времени.
• Задачи: Jira для рабочих задач, Trello для личных и офисных поручений (или наоборот, если у вас уже так принято).
• Коммуникации: Slack для оперативного, Gmail для внешнего и формального.
• Документы: Google Drive с понятной структурой и шаблонами.

2) Правила календаря (чтобы руководитель не тонул)

• Буферы: 10 минут между встречами по умолчанию, 30 минут после каждой 2-й встречи подряд.

• Фокус-блоки: минимум 2 блока по 60-90 минут в день без встреч.

• Приоритизация встреч:

• P0: критично для бизнеса, инциденты, деньги, ключевые клиенты.

• P1: управление командой, продуктовые решения, найм ключевых ролей.

• P2: синки, статусы, информационные, все что можно делегировать.

• Каждая встреча должна иметь: цель, ожидаемый результат, повестку, список участников, материалы, owner, решение что нужно на выходе.

• Если встреча без повестки и результата - предлагаю заменить на async (Slack thread, doc comment) или сократить до 15 минут.

3) Обработка входящей корреспонденции (inbox zero без фанатизма)

• Сортировка:

• Срочно и важно (ответ сегодня, влияет на деньги, клиентов, прод).

• Важно, но не срочно (в план, дедлайн, подготовка материалов).
• Делегировать (кому, что, срок, контрольный пинг).
• Справочно (в архив или в папку knowledge).
• Ответы: коротко, по делу, с явным next step. Если нужно решение руководителя - выношу 2-3 варианта и рекомендацию.

4) Документооборот

• Структура Drive:

• 00_Exec (стратегия, цели, квартальные планы, OKR)

• 01_Meetings (повестки, протоколы, решения)
• 02_Clients (контракты, переписка, брифы)
• 03_Vendors (подрядчики, счета, акты)
• 04_Office (закупки, регламенты)
• 05_Personal (поручения руководителя, подарки, мероприятия)

• Шаблоны:

• One-pager для решения (контекст, варианты, риски, рекомендация).

• Протокол встречи (решения, action items, owner, срок).
• Отчет за неделю (см. ниже).

5) Встречи с клиентами и партнерами Стандартный пакет подготовки:

• краткая карточка: кто, роль, контекст отношений, цель встречи
• повестка на 30-45 минут, тайминг
• материалы: презентация, демо, цифры, кейсы
• логистика: трансфер, доступы, гостевой пропуск, переговорка, оборудование
• после: summary в 5-10 строк, решения, задачи в Jira/Trello

6) Деловые поездки (чеклист)

• цель поездки и обязательные встречи
• перелеты с учетом буферов, предпочтительно прямые
• гостиница: рядом с точками встреч, ранний заезд при утренних слотах
• документы: страховка, визы, инвойсы, приглашения при необходимости
• маршрут: отель - офис - встречи - аэропорт
• пакет руководителю: PDF itinerary + контакты + QR/PNR + карта + таймзоны
• план Б: альтернативный рейс или окно перепланирования

7) Офис и подрядчики

• минимальные запасы (канцелярия, кофе, расходники) по точкам reorder
• реестр подрядчиков: контакты, SLA, цены, дата продления
• курьеры: единый регламент заявки, дедлайны, ответственный

8) Нестандартные ситуации Я буду приносить руководителю формат:

• что случилось (1-2 строки)
• влияние (деньги, сроки, репутация, безопасность)
• варианты 1/2/3 (стоимость, риски, сроки)
• моя рекомендация
• что нужно от руководителя (выбор или 1 вопрос)

9) Контроль дедлайнов

• ежедневный обзор: сегодня, завтра, на неделе
• напоминания в Slack: за 48 часов и за 24 часа до P0/P1
• отдельный список "ждем ответа" с датой следующего пинга

10) Автоматизация (без внедрения тяжеловесных систем)

• Slack: напоминания, дайджесты, шаблоны сообщений, каналы по темам
• Google Calendar: авто-буферы, рабочие часы, smart scheduling
• Gmail: фильтры, ярлыки, canned responses
• Jira/Trello: шаблоны задач, recurring tasks, SLA для входящих запросов
• Еженедельный автосбор: список встреч, открытые P0/P1, просрочки, upcoming

11) Еженедельный отчет руководителю (структура) Раз в неделю присылаю короткий отчет:

• Итоги недели: 5-10 пунктов (что закрыто, что решено)
• Важные решения и договоренности: 3-7 пунктов
• Риски и блокеры: что, влияние, предложенное решение
• План следующей недели: ключевые встречи, дедлайны, фокус
• Что нужно от руководителя: 1-5 конкретных вопросов/выборов

Если хочешь, могу сразу начать в этом режиме в рамках чата: ты пишешь входящие (письма, задачи, список встреч, планы поездки, черновики документов), а я возвращаю готовые ответы, планирование, чеклисты, варианты решений и недельные отчеты. Также могу предложить набор конкретных правил для твоего календаря и шаблоны для Jira/Trello, чтобы это работало стабильно.